営業なのに予定がない!アポイントがない日にやりたいこと

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営業職なのに予定がない!

アポイントがない日は、どうしたらいいんだろう?

営業職であれば、顧客訪問が業務の基本となるため、アポイントの予定がない日をできるだけ作りたくないものです。

しかし、顧客の都合が悪かったり、突然リスケをされてしまったりと、どうしても外出する予定がない日もできてしまうことでしょう。

そこで本記事では、アポイントの予定がない日に営業職としてできること・やっておきたいことを詳しくまとめました。

売上目標を達成するために、アポイントの予定がない日でも効果的に営業活動を進めていきたい!と言う人は、最後までご覧ください。

筆者のプロフィール
40代男性の営業マン

HIRO@営業課長

営業職一筋で20年以上働いている、中堅サラリーマンです。現在では営業課長として、新規顧客の開拓とメンバー教育に日々奮闘しています。本ブログでは、営業マンが抱える悩みや不安の解消法を発信し、少しでも営業が楽しいと思えるようなキッカケを提供していきます。

目次

顧客リストの整理と更新

アポイントの予定がない日は、顧客情報を整理し更新する絶好の機会です。

適切に管理された顧客リストは、効果的な営業活動の基盤となります。

以下の3つのステップで、顧客リストを最適化しましょう。

CRMデータの最新化

CRM(顧客関係管理)のデータを最新の状態に保つことは、効率的な営業活動の要です。

以下の手順で、CRMデータを更新しましょう。

  1. 連絡先情報の確認:
    • 電話番号、メールアドレス、役職などを確認し、変更があれば更新します。
    • 転勤や退職などによって、顧客の情報が変わるため、定期的に更新しましょう。
  2. 商談履歴の記録:
    • 最近の商談内容、顧客の反応、次回のアクションなどを詳細に記録します。
    • 「いつ」「誰と」「何を」話したかを明確にすることで、次回の商談がスムーズになります。
  3. 不要データの整理:
    • 古くなったデータや重複情報を削除し、CRMの使いやすさを向上させます。
    • データを整理しておくことで、必要な情報へのアクセスが容易になり、業務効率が上がります。

顧客情報の分析と優先順位付け

整理されたデータを基に、顧客の分析と優先順位付けを行います。

これにより、限られた時間とリソースを最適に配分できます。

  1. 顧客の購買履歴分析:
    • 過去の取引額、頻度、最近の購入日などを分析し、優良顧客を特定します。
    • パレートの法則(80:20の法則)を意識し、売上の80%を占める上位20%の顧客に注目しましょう。
  2. 商談の進捗状況確認:
    • 各顧客との商談段階を確認し、成約に近い案件を優先的に扱います。
    • 商談の確度を5段階で評価し、確度の高い案件にリソースを集中させましょう。
  3. 顧客ニーズの整理:
    • 各顧客が抱える課題や要望を整理し、提案の方向性を検討します。
    • ニーズに基にセグメント化することで、効果的なアプローチが可能になります。

潜在顧客のリサーチ

売上目標を達成するためには、新規顧客の開拓も必要不可欠なミッションとなります。

アポイントの予定がない日を活用して、潜在顧客のリサーチを行いましょう。

  1. ターゲット企業のリストアップ:
    • 自社製品・サービスに適した業界や企業規模を考慮し、ターゲットをリストアップします。
    • 既存顧客と類似した特徴を持つ企業を探すことで、成約率向上に期待できます。
  2. 企業情報の収集:
    • 企業の基本情報(従業員数、売上高、事業内容など)を収集します。
    • 最新のニュースやプレスリリースをチェックし、新規顧客の現状や課題を把握しておきます。
  3. キーパーソンの特定:
    • ホームページや人事異動情報などを確認し、各企業の意思決定者や影響力のある人物を特定します。
    • キーパーソンの経歴や興味関心を調べ、アプローチの糸口を見つけます。
  4. 業界動向の分析:
    • ターゲット企業が属する業界の最新トレンドや課題を研究します。
    • 業界特有の用語や慣習を学び、顧客との会話に活かします。

これらのステップを通じて顧客リストを整理・更新することで、より効果的な営業活動が実施できるようになるでしょう。

次回の営業計画の立案

アポイントがない日は、次の営業活動を成功させるための計画を立てる絶好の機会です。

綿密な計画を立てることで、効率的かつ効果的な営業活動が可能になります。

週間・月間目標の設定

具体的な目標を設定することは、モチベーションの維持と成果の可視化に重要です。

以下のステップで目標を設定しましょう。

  1. 数値目標の設定:
    • アポイント数、商談数、成約数など、具体的な数値目標を設定します。
    • 例:週間目標「新規アポイント5件、既存顧客との商談3件、成約1件」
  2. 売上目標の設定:
    • 会社の売上目標を踏まえ、自身の担当分の売上目標を設定します。
    • 目標は少し高めに設定し、達成に向けて努力する姿勢が重要です。
  3. 行動目標の設定:
    • 数値目標を達成するために必要な具体的な行動を列挙します。
    • 例:「1日50件の電話架電」「週2回の展示会参加」「月1回の業界セミナー参加」
  4. 目標の可視化:
    • 設定した目標を手帳などに書き出し、常に意識できるようにします。
    • 進捗状況を定期的にチェックし、必要に応じて計画を修正します。

アポイント獲得戦略の策定

効果的なアポイントの獲得は、営業活動を成功させ、目標達成をするための鍵となります。

以下の戦略を参考に、自身のアプローチ方法を確立しましょう。

  1. ターゲット顧客の優先順位付け:
    • 顧客リストを基に、アプローチすべき顧客の優先順位を決めます。
    • 成約可能性や案件の大きさを考慮し、効率的なアプローチを計画します。
  2. マルチチャネルアプローチの活用:
    • 電話、メール、SNS、対面訪問など、複数の手段を組み合わせます。
    • 例:初回はメール、2回目は電話、3回目は訪問というように、段階的にアプローチすることを意識しましょう。
  3. タイミングの最適化:
    • 業界や顧客の特性に合わせて、最適なコンタクトのタイミングを見極めます。
    • 例:決算期前後、新年度開始時期、業界の繁忙期後など。
  4. 価値提供型アプローチの準備:
    • 単なる商品説明ではなく、顧客に価値を提供するアプローチを考えます。
    • 業界レポートの提供、無料診断の実施など、顧客にとって有益な情報や機会を用意します。
  5. フォローアップ計画の策定:
    • 初回コンタクト後のフォローアップタイミングと方法を事前に決めておきます。
    • 例:初回コンタクトから3日後にメール、1週間後に電話フォローなど。

商品知識の復習と新規提案の検討

顧客のニーズにマッチした提案をするため、商品知識を深め、新規提案を検討していくことが重要になってきます。

  1. 商品知識の復習:
    • 自社製品・サービスのカタログや仕様書を再度確認します。
    • 特に、競合他社との差別化ポイントを明確に説明できるようにしましょう。
    • 例:「当社の製品は、競合他社と比べて耐久性が20%高く、メンテナンス頻度を半減できます。」
  2. 最新情報のキャッチアップ:
    • 自社の新製品情報や、既存製品のアップデート情報を確認します。
    • 営業部門以外(開発部門、サポート部門など)からも最新情報を収集します。
  3. ケーススタディの整理:
    • 過去の成功事例を整理し、具体的な数値やエピソードを交えて説明できるようにします。
    • 例:「A社様では、当社のシステム導入後、生産性が30%向上し、年間1000万円のコスト削減に成功しました。」
  4. 業界トレンドの分析:
    • 業界誌などで最新トレンドを調査し、顧客の潜在的なニーズを予測します。
    • トレンドを踏まえた新しい切り口での提案を検討します。
  5. カスタマイズ提案の準備:
    • 顧客ごとの特性や課題に合わせて、カスタマイズした提案を準備します。
    • 例:大企業向けには「コスト削減」、中小企業向けには「業務効率化」など、フォーカスポイントを変えた提案を用意。
  6. クロスセル・アップセルの検討:
    • 既存顧客に対して、追加で提案できる商品やサービスを検討します。
    • 顧客の成長段階や新たなニーズに合わせた提案を準備します。

アポイントがない日を活用して、これらの計画立案と準備を行うことで、次の営業活動をより効果的に進めることができます。

常に先を見据えた準備と、顧客視点に立った提案を心がけることが、成功する営業マンの秘訣と言えるでしょう。

また、定期的に計画を見直し、PDCAサイクルを回すことで、継続的な改善と成長に繋げることが可能となります。

資料作成と提案書の準備

魅力的な提案資料は、顧客の心を掴み、成約率を高める重要な要素です。

アポイントがない日を利用して、質の高い資料作成に時間を使ってみると良いでしょう。

プレゼン資料のブラッシュアップ

効果的なプレゼン資料は、顧客の理解を促進し、商談を成功に導きます。

以下のポイントに注意して、資料をブラッシュアップしましょう。

  1. ストーリー性の強化:
    • 顧客の課題提起から解決策の提案、導入後のメリットまで、一貫したストーリーを構築します。
    • 例:現状の課題 → 解決策の提案 → 導入後のビジョンという流れで構成。
  2. データの可視化:
    • 複雑な情報やデータをグラフや図表で視覚化し、理解しやすくします。
    • 例:棒グラフや円グラフを使用して、導入前後のコスト比較や効率改善を表現。
  3. キーメッセージの強調:
    • 重要なポイントは太字やハイライトで強調し、一目で伝わるようにします。
    • 各スライドに1つの主要メッセージを設定し、情報過多を避けます。
  4. デザインの統一:
    • 色使いやフォント、レイアウトを統一することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
    • 会社のブランドカラーや業界に合った色調を選択しましょう。
  5. 具体例の挿入:
    • 抽象的な説明だけでなく、具体的な事例や数値を盛り込みます。
    • 例:「導入企業A社では、1年間で売上が20%増加」といった、具体的な成果を数字として示すことが有効です。

顧客別カスタマイズ提案書の作成

顧客の特性やニーズに合わせたカスタマイズ提案書は、顧客満足度と成約率を高めます。

以下の手順で作成しましょう。

  1. 顧客情報の徹底分析:
    • CRMデータや過去の商談記録を精査し、顧客の特性や課題を把握します。
    • 業界特有の課題や、その企業固有の問題点を明確にします。
  2. 課題解決型の構成:
    • 顧客の課題を明確に提示し、それに対する解決策を提案します。
    • 例:「人材育成の遅れ」という課題に対し、「オンライン研修システム」を提案。
  3. ROI(投資対効果)の明示:
    • 導入コストと期待される効果を数値で示し、投資の妥当性を説明します。
    • 例:「初期投資500万円、年間運用コスト100万円に対し、3年で2000万円の削減効果」
  4. 導入スケジュールの提示:
    • 具体的な導入スケジュールと、各段階でのサポート内容を明記します。
    • 顧客の業務サイクルを考慮し、最適なタイミングを提案します。
  5. 顧客の言葉の使用:
    • 商談で得た顧客の発言や、業界特有の用語を適切に使用します。
    • 顧客との親和性を高め、「自社に合った提案」という印象を与えます。

競合分析と差別化ポイントの整理

競合他社との違いを明確に示すことは、自社製品・サービスの優位性や説得力をアピールする上で非常に重要になってきます。

  1. 競合他社の徹底リサーチ:
    • 主要競合他社の製品・サービス、価格、特徴などを詳細に調査します。
    • 競合他社のウェブサイト、製品カタログ、顧客レビューなどを参考にします。
  2. 比較表の作成:
    • 自社と競合他社の製品・サービスを項目ごとに比較する表を作成します。
    • 例:機能、価格、サポート体制、導入実績などを一覧にまとめる。
  3. USP(Unique Selling Proposition)の明確化:
    • 自社製品・サービスの独自の強みを3つ程度にまとめます。
    • 例:「業界最速の処理速度」「24時間365日のサポート体制」「カスタマイズ性の高さ」
  4. 顧客メリットの具体化:
    • 差別化ポイントを顧客にとってのメリットに変換して説明します。
    • 例:「処理速度が2倍になることで、1日あたり2時間の業務時間短縮が可能」
  5. 成功事例の準備:
    • 競合他社との差別化ポイントが、実際にどのように顧客の成功につながったかの事例を用意します。
    • 可能な限り、導入企業の具体名や数値を含めた説明ができるようにします。
  6. 想定質問への回答準備:
    • 競合他社と比較される際に想定される質問とその回答を準備します。
    • 例:「なぜ御社の製品は競合他社より高額なのか?」などの質問に対して、説得力のある回答を用意。

資料作成と提案書の準備は、営業活動の成功を左右する重要な要素です。

アポイントがない日こそ、これらの準備に時間を割くことで、次の商談での成功確率を高めることができます。

よくある質問(FAQ)

営業マンから寄せられる質問について、具体的な対応策をご紹介します。

これらの答えを参考に、より効果的な営業活動を展開しましょう。

予定がない日が続く場合の対処法は?

新規顧客開拓に注力し、電話や飛び込み訪問を活用して、アプローチを強化しましょう。

また、オンラインセミナーを開催して見込み客を集めたり、市場調査や競合分析を行うことも重要です。

加えて、自己啓発の時間を作り、営業スキルを向上させていく時間にも充ててみても良いでしょう。

効率的な時間管理のコツは?

タスクの優先順位付けを徹底し、重要かつ緊急な案件から着手します。

また、1日の予定をブロック分けし、各時間帯でやるべきことを明確にしておきます。

優先順位をつけ、業務を細分化をすることで、進捗状況を随時確認することができます。

モチベーション維持の秘訣は?

大きな目標をテーマごとに小さな目標に分解していき、それぞれの達成感を味わっていきましょう。

また、過去の成功体験を可視化したり、同僚との競争関係を築くことも効果的と言えるでしょう。

まとめ

営業職は外出して、顧客と商談することだけが仕事ではありません。

顧客リストの整理や営業計画の立案、提案資料の準備などに時間を割くことで、アポイントの予定がない日でも最大限に活用できます。

また、周囲のサポートを行うことで、職場の人間関係を構築したり、オンラインセミナーや資料の収集などに時間を使うのもアリです。

売上目標を達成するために、今の自分が何ができるのかを考え、最大限に努力していくことが売れる営業マンの近道と言えるでしょう。

筆者

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