我々営業職は、休日でも顧客から電話がかかってくる場合が多々あります。
正直、着信画面を見ながら「面倒くさい」「出たくない」なんて思ってしまいますよね。
労働基準法がうるさい昨今でも、営業職なら休日でも電話対応は必須なのでしょうか。
HIRO顧客からの信頼を失うという理由で、休日でも電話対応をしている営業職はまだまだ多いみたいです。
そこで本記事では、営業職が休日における電話対応の必要性と対処法、そして電話対応を回避する方法について詳しく解説していきます。
- 休日の電話対応が煩わしい
- 休日でも休んだ気がしない
- 営業職がしんどいと感じている
以上のような営業職特有のお悩みを抱えている人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
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営業職は休日でも電話対応するべき？
休日に電話対応をすることは、法的には「休日出勤」に該当するため、営業職であっても電話対応をする必要はありません。
とは言え、営業職では顧客や社外の人間関係も関わってくるため、杓子定規に休日の電話対応をやめてしまうわけにもいきませんよね。
そこで、営業職なら休日でも電話対応をすべきかどうか、また対応した場合の会社への申請について解説していきます。
休日の電話対応はしなくてもOK
営業職において、休日の電話対応は避けられないと思われてしますが、会社は従業員に対して休日の電話対応を強制できません。
また常日頃から自分の休日を顧客にハッキリと伝えておき、休日には電話対応が難しいことを事前に告知しておきましょう。
HIRO営業職を長く続けるコツとしては、休日は仕事を忘れて楽しむことが重要です。
休日の電話対応が慢性的に続く環境では、仕事のモチベーションも下がり始め、よいパフォーマンスを発揮したいと思わなくなります。
対応するなら代休申請ができる
営業職が休日に電話対応をした場合には、その対応時間は勤務時間としてカウントされます。
私が新卒だった20年前には、休日出勤もなかなか申請しづらい時勢でしたが、昨今では労働基準法の遵守がより厳しく求められています。
会社によって異なる部分はありますが、基本的に休日に電話対応した時間に応じて、代休や手当を受け取ることができるでしょう。
HIRO仮に電話対応だけだった場合でも、休日出勤・労働時間としてカウントされますよ。
代休や手当の申請については、ご自身の会社の就業規則を確認してみてください。
休日に電話がかかってきた時の対処法
営業職では、休日に電話対応が求められることも少なくはありませんが、自分の休息時間を守る方法も知っておくべきです。
休日の顧客からの電話対応に困っているなら、ぜひ以下の対処法を試してみてください。
最初の着信は気づいてもスルーする
休日に顧客から電話がかかってきても、最初の着信は意図的にスルーしておきましょう。
それ以降に電話がかかってこなければ、緊急性が高い用件ではなかったと判断し、着信を忘れて休日を過ごしても問題ありません。
HIROただし、次の出勤日には早々に折り返しの連絡をすることをお忘れずに！
また折り返しの連絡の際には、着信をいただいた日が休みであったことを伝え、対応できなかったことへの謝罪も伝えておきましょう。
メールで要件を確認する
電話が気になってしまい休日を楽しめなくなるという人は、そのまま折り返すのではなくメールにて要件を確認するようにしましょう。
メールでも返信しておくことで、先方がボールを持っている状態になるので、未対応のままにしておくよりも気分が軽くなります。
HIRO普段、私が送っているメールの文面をご紹介します。
メールの例文：
いつもお世話になっております。
本日、お休みをいただいているため、電話に出ることができませんでした。
何かお急ぎの用件でしたでしょうか。
大抵の場合には、休日の連絡についての謝罪と休み明けの折り返し希望の返信をいただいて、休日の対応を完了させることができます。
複数回かかってきた場合は対応する
同じ顧客から複数回の着信があった場合には、緊急性の高い連絡である可能性があります。
休日なので面倒くさいとは思いますが、クレームに発展させないためにも、素直に電話対応をしておいた方が良いでしょう。
HIRO休日の電話対応よりも、クレーム対応の方が手間も時間もかかりますからね。
休日に顧客の電話対応をした場合には、休日明けに上司への報告と休日出勤を申請し、代休を取得するようにしてください。
休日の電話対応を減らす方法
営業職だったとしても、休日の電話対応を極力減らすための努力は可能です。
実際に実践した休日の電話対応を減らす方法について、以下にご紹介していきます。
電話以外の連絡ツールを活用する
営業職において休日の電話対応は避けられないものと思われがちですが、実際には必ずしもそうではありません。
普段から顧客とのやり取りにチャットやメールを活用しておくことで、急ぎの案件以外では休日に電話がかかってこなくなります。
HIROSMSやLINEビジネスのチャット機能がおすすめです。
私も顧客とのやり取りにチャットを活用したところ、平日の電話対応の時間も短縮でき、営業活動の時間を増やすことができました。
時間外には電源をオフにする
私の会社の同僚では、時間外になるとスマホの電源をオフにしている強者がいます。
確かにスマホの電源をオフにしてしまえば、電話が鳴ることがないので、休日に電話対応をする必要がなくなります。
HIRO時間外には一切仕事をしないという割り切り方は、正直見事だなと思います。
ただし、顧客との連絡手段は何かしら残しておかないと、万が一の場合には大クレームへと発展してしまうリスクが残ります。
電話代行サービスに依頼する
費用がかかるので会社の承諾が必要ですが、休日の電話対応が多い業界には、電話代行サービスの利用がおすすめです。
休日や時間外に転送をかけておけば、電話代行サービスがすべての電話に対応するため、基本的に休日の電話対応が一切なくなります。
HIRO問い合わせの一次対応もやってくれるので、安心して休日を過ごせるようになります。
実際に私の会社でも電話代行サービスを利用していますが、休日の電話対応がなくなり、思いっきり休日を過ごせるようになりました。
よくある質問
業種によって、休日の電話対応の頻度は異なりますか？
顧客の業種によって、休日に電話がかかってくる頻度は異なります。
ただし、営業職でも休日はしっかりと休むべきであり、休日の電話は基本的には対応しなくて良いでしょう。
休日でも電話対応しないと、顧客の信用を失いませんか？
休日に電話対応をしたくらいでは、顧客からの信頼は勝ち取れません。
むしろ、休日でも電話対応するのが当たり前だと思われ、毎週のように電話がかかってくるようになります。
どこまで電話対応をすれば、代休申請ができますか？
会社によって規定が異なるので、詳細は就業規定などを確認してください。
筆者の会社では、1分単位で申告することになっています。
まとめ
この記事では、営業職が休日の電話対応をするべきかを解説し、顧客から電話があった時の対処法や電話を減らす方法をご紹介しました。
- 休日の電話は対応しなくてOK
- 対応した場合は代休を申請する
- 電話以外の連絡ツールを利用する
- 緊急の場合には対応せざるを得ない
- 電話代行サービスの利用を検討する
営業職はその他の職種よりも休日に電話の対応を求められることが多く、頻繁に続くようであれば休日も気が休まることがありません。
とは言え、あまりにも休日の電話対応が多いようであれば、電話代行サービスの利用を会社に打診してみることをおすすめします。
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